Não é novidade pra ninguém que o setor de compras é um importante setor dentro de qualquer empresa. E no caso de uma indústria, ela se faz mais do que necessária, mantendo o fluxo produtivo através da aquisição de matéria prima.
Porém, existe uma complexidade aqui. Tanto no que diz respeito ao processo de compras quanto ao recebimento e armazenamento do material adquirido.
E a razão disso é muito clara.
A produção e a demanda devem andar lado a lado.
Em outras palavras, não pode faltar material a ponto de parar a produção e, também, esse material não pode ser comprado em excesso, de modo que os estoques sejam muito maiores do que a demanda.
Nesse ponto, o planejamento é fundamental para que as coisas saiam nos conformes.
Mas é bem provável que você já saiba disso, não é mesmo?
Agora, será que você sabe como é feita a gestão do processo de compras e recebimento de material?
Bom, esse é o assunto deste artigo. Vamos nos aprofundar um pouco mais neste universo e falar quais são as principais etapas que o envolvem e como essa gestão pode contribuir para a eficiência produtiva de uma empresa.
Ficou curioso? É só me acompanhar nesta leitura.
Conteúdos
As 5 Etapas do processo de compras e recebimento de material
1. Solicitação de compras
A primeira etapa não poderia ser outra. E quando falamos sobre solicitação de compras, entenda que se trata de um procedimento interno.
Essa solicitação normalmente é realizada pelo almoxarifado ou pelo próprio setor produtivo, quando os mesmo constatam que o estoque de matéria prima está abaixo ou próximo do nível mínimo pré definido.
Existe ainda a possibilidade de uma demanda inesperada, que esteja acima das projeções da empresa.
No fim das contas, essa etapa contempla 3 objetivos gerais.
São eles:
- Especificar o produto a ser adquirido
- Realizar a pró memória e referência, que nada mais é do que o arquivamento da solicitação para um pedido futuro.
- Dar início ao processo de compra do produto, informando a área que solicitou esse pedido
2. Pedido de compra
Aprovada a solicitação de compras, chegou a hora do departamento de compras agir. Realizando o pedido, junto ao fornecedor.
Aqui são especificadas as questões referentes ao produto, quantidade que será adquirida, valor e prazo de entrega da mercadoria.
Olhando para essas duas etapas iniciais, ter uma referência padrão de pedido e, também, um fornecedor já cadastrado e com histórico de pedidos e bom relacionamento, ajuda muito pois agiliza bastante o processo.
3. Recebimento de materiais
A chegada dos materiais, de preferência na data estipulada pelo acordo entre empresa e fornecedor, é outra etapa importante. Até mesmo mesmo, será necessário uma inspeção desse material recebido a fim de verificar se tudo está nos conformes.
Checar a quantidade e a qualidade, caso seja necessário. Ainda mais se houver avarias provenientes do transporte. Neste caso, outro passo pode ser tomado que diz respeito à garantia, caso ela cubra os danos de transporte.
Caso esteja tudo em ordem, os materiais deverão ser registrados, com data de recebimento e outras informações que sejam relevantes.
Além disso, o setor financeiro também deve ser notificado com o objetivo de confirmar os dados para efetuar o pagamento ou, se ele já estiver sido feito, realizar algum reembolso em caso de peças faltando ou apresentando falhas.
4. Aprovação da nota fiscal
Alguma coisa que estava na nota não chegou com o transporte? Ou, quem sabe, vai retornar para o fornecedor por apresentar uma avaria grave e que não é coberta pela garantia?
Bom, seja qual for o problema, isso impossibilita com que a contabilidade aprove a nota original. O departamento de compras deve emitir uma nota de devolução das peças que não forem aproveitadas.
5. Efetuar pagamento
Apesar de ter ficado por último, não é tão incomum adotar práticas de antecipação de pagamento ou, até mesmo, ele na sua totalidade. O que vai fazer mais sentido quando estivermos falando de um fornecedor que já é cadastrado e parceiro da sua empresa.
Seja qual for o caso, é importante acompanhar com bastante atenção as etapas de um processo de compra e recebimento de materiais.
Isso não só vai evitar problemas de desalinhamento como vai evitar prejuízos e otimizar a produtividade da sua empresa.
A consequência lógica disso? Mais receita, é claro.
