Ambientes industriais são ditados por mais do que equipamentos e seus respectivos desempenhos.
Certificados, desenhos, fichas técnicas, relatórios de ensaio e registros de inspeção, por exemplo, desempenham um papel fundamental no que diz respeito à conformidade industrial.
Caso contrário, a má gestão desses documentos pode gerar não conformidades durante auditorias, o que prejudica a rastreabilidade de itens pelo sistema de gestão da qualidade.
Assim, torna-se imprescindível direcionar uma atenção especial a este tópico, de forma que seja claro o que deve ser verificado na documentação técnica.
No contexto de documentação técnica de componentes, uma falha na gestão da qualidade pode até mesmo comprometer as certificações ISO da sua empresa.
Por que a documentação técnica é tão importante?
Entende-se a devida importância de uma documentação técnica atualizada quando ela é associada a uma evidência objetiva de que, por exemplo, um componente atende às condições da empresa, projeto e normas aplicáveis.
E como toda empresa possui processos distintos de transformação de um produto, é mandatório que cada uma dessas áreas (especificação, aquisição, recebimento, inspeção, aprovação, montagem e manutenção, por exemplo) contenham informações documentais para comprovar sua conformidade.
Por isso, certificados devem estar acompanhados de identificações adequadas. Caso contrário, ele pode não ser suficiente para demonstrar que aquele documento corresponde efetivamente ao lote ou componente instalado.
Como saber se um documento possui as informações necessárias para garantir rastreabilidade?
Tente responder a essas perguntas:
- Qual é o fabricante do componente?
- Qual é o modelo e número de série?
- A qual lote ele pertence?
- Qual especificação técnica foi utilizada para sua aquisição?
- Quais normas e requisitos são aplicáveis?
- Existem certificados ou relatórios de ensaio?
- Quem realizou a inspeção e quando?
- Qual revisão do desenho ou especificação estava vigente?
- O componente foi aprovado antes de ser utilizado?
Se você consegue obter essas respostas em seus documentos, a sua empresa está cumprindo um bom trabalho no que diz respeito à rastreabilidade.
Além disso, quando obtêm-se respostas diretas para essas perguntas, conclui-se que são reduzidas as chances de erros ao utilizar componentes incorretos, obsoletos ou sem comprovação adequada de conformidade.
Quer mais segurança na especificação dos componentes da sua operação?
O que checar na documentação de um componente?
Uma grande indústria mantém apenas informações relevantes sobre os componentes utilizados em suas etapas de transformação de produto.
Durante o recebimento de materiais, principalmente no que diz respeito à área de Qualidade de Recebimento, é possível identificar em um checklist documental se há compatibilidade entre o que foi solicitado e o que está sendo recebido.
Tudo isso vai depender, também, da criticidade do componente.
Entre os principais itens presentes no checklist, estão:
1. Identificação do componente: fabricante, código, modelo, número de série, lote, versão e demais informações necessárias para relacionar o documento ao item físico.
2. Especificação técnica: dimensões, materiais, capacidade, classe, faixa de operação, tolerâncias e demais características correspondem ao requisito de projeto.
3. Certificados: autenticidade, validade quando aplicável, organismo emissor, número do certificado, escopo e correspondência com o componente adquirido.
4. Relatórios de ensaio e inspeção: testes realizados e seus resultados, critérios de aceitação e identificação do item ou lote ensaiado.
5. Desenhos e documentos de engenharia: revisão da documentação vigente e se alterações posteriores foram devidamente controladas.
6. Normas e requisitos aplicáveis: normas atendidas, especificações internas e requisitos regulatórios pertinentes à aplicação.
7. Registros de aprovação: nome do avaliador e aprovador do componente, com data e critérios considerados.
Quer evitar problemas? Atente-se ao controle de revisão
Pode parecer algo simples, mas não é. O controle de revisões é um dos fatores mais importantes da gestão documental.
Como se sabe, documentos técnicos sofrem alterações ao longo do tempo, visto que há o seu desenvolvimento ou obsolescência.
Neste contexto, se a fábrica utilizar uma versão antiga sem perceber que existe uma revisão mais recente, as chances de produzir ou aprovar componentes inválidos é alta.
Assim, são implementados sistemas de gestão que estabeleça mecanismos para identificar:
- Documento vigente;
- Número da revisão;
- Data de emissão;
- Responsável pela aprovação;
- Histórico de alterações;
- Documentos obsoletos;
- Distribuição e acesso às versões controladas.
Como a documentação aparece em uma auditoria ISO?
Auditorias ISO são bastante estritas e, por isso, não é suficiente apenas afirmar que determinado componente atende aos requisitos.
A organização auditada deve ser capaz de apresentar evidências que sustentem essa afirmação.
E não ache que o objeto auditado pode ser facilmente manipulável ou alterado. O auditor pode, simplesmente, selecionar um componente aleatório e solicitar informações sobre sua origem, especificação, inspeção e aprovação.
A empresa, neste cenário, deve ser capaz de apresentá-los e demonstrar que os processos previstos no seu sistema de gestão foram efetivamente cumpridos.
Inclusive, é justamente neste momento que falhas aparentemente pequenas podem se tornar relevantes: certificado sem vínculo com o lote, documento sem revisão identificada, registro de inspeção incompleto ou procedimento utilizado em versão obsoleta.
Portanto, para o auditor, a gestão dos documentos evidencia a maturidade do sistema de gestão documental da organização.
O que acontece quando a documentação está incompleta?
Esta resposta depende muito de como você vai acompanhar a auditoria e, também, do auditor, é claro.
Suponhamos que estamos em uma grande empresa que demonstrou até então uma gestão excelente de seus componentes e documentos até determinado ponto da auditoria.
O auditor pode, em vista de alguma documentação inadequada (e a sua gravidade), solicitar revisão imediata e com estreito prazo para finalização (se a gravidade for baixa ou se a confusão foi esclarecida, ainda que exija revisão).
Ou, simplesmente, poderá surgir não conformidades, necessidade de reinspeção, bloqueio de materiais, retrabalho, atraso na produção e dificuldade para demonstrar conformidade perante clientes ou organismos certificadores.
O motivo? Bem, basta pensar no pior cenário: a falta de rastreabilidade pode:
- Impedir que a empresa determine exatamente quais componentes foram utilizados em determinado produto ou equipamento;
- Contribuir para risco operacional, caso a documentação não comprove claramente as características do componente;
Conclusão
Manter a conformidade de componentes industriais exige ações que vão além da inspeção física. A conformidade exige, também, que a sua empresa possa comprovar, por meio de documentação controlada, que ele atende aos requisitos estabelecidos e pode ser rastreado ao longo do processo.
Entre os documentos que devem seguir este controle, estão os certificados, desenhos, relatórios, registros de inspeção e revisões.
Todas essas informações devem formar um conjunto coerente de evidências, a fim de que haja provas que a empresa reduz riscos, facilita auditorias ISO e fortalece a rastreabilidade.
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FAQ – Documentação técnica de componentes
1. Quais documentos técnicos devem ser verificados na aquisição de componentes industriais?
É importante verificar certificados, especificações técnicas, relatórios de ensaio e inspeção, desenhos de engenharia, normas aplicáveis e registros de aprovação, sempre relacionando a documentação ao componente adquirido.
2. Como garantir a rastreabilidade de um componente industrial?
A documentação deve permitir identificar informações como fabricante, modelo, número de série, lote, especificação utilizada na compra, certificados, inspeções realizadas e revisão vigente dos documentos.
3. Por que o controle de revisão dos documentos técnicos é importante?
Porque desenhos, especificações e outros documentos podem ser atualizados ao longo do tempo. Utilizar uma versão obsoleta pode resultar na fabricação, aquisição ou aprovação de componentes que não atendem mais aos requisitos estabelecidos.
4. Uma documentação incompleta pode gerar problemas em auditorias ISO?
Sim. Falhas documentais podem resultar em não conformidades, reinspeções, bloqueio de materiais, retrabalho, atrasos na produção e dificuldades para comprovar a conformidade perante auditores, clientes ou organismos certificadores.
